Как правильно составлять сметы: как составить смету на ремонт квартиры, дома

за 8 этапов

Шаг 1. Знайте опыт и должностные обязанности своей команды

Иногда руководители проектов слишком сосредоточены на цифрах, а не на людях. Хороший процесс управления проектами, включая методы оценки, строится на прочных взаимоотношениях. Прочные рабочие отношения, как правило, облегчают процесс оценки проекта, потому что чем больше вы знаете о чьей-либо работе и процессе, тем легче создавать оценки для их работы.Хотите еще лучше оценивать проекты? Попросите свою команду принять участие в процессе оценки. Более глубокое понимание или сотрудничество с вашей командой поможет вам приблизить ваши проекты к бюджету вашего проекта.

Хороший менеджер проекта хорошо знает свою роль и имеет следующие обязанности:

Но вот в чем дело: чтобы быть отличным менеджером проекта, который может успешно оценивать затраты и графики проекта, вы ДОЛЖНЫ участвовать в работе.Ты не можешь быть конторским жокеем. Вы должны копаться в работе вместе со своей командой. Найдите время, чтобы понять все, что может привести к превышению бюджета вашего проекта. Мы говорим о людях, бюджете и масштабах. Если вы будете отслеживать эти три вещи, вы станете лучшим оценщиком проекта.

Одна из самых больших проблем, с которыми сталкиваются менеджеры проектов, — это четкое понимание того, что каждый член команды на самом деле делает ежедневно.

‍

Как узнать о задачах и навыках вашей команды

Итак, как вы должны понимать роль Джима в команде и как его работа повлияет на оценку?

Вы должны поговорить с Джимом.

Как руководитель проекта лучшее, что вы можете сделать, — это искренне и честно говорить о том, чего вы не знаете. Если вы действительно хотите знать, как и почему кто-то выполняет свою работу, просто спросите его! Это может показаться глупым, но большинство менеджеров проектов считают, что должны знать все. Вы этого не сделаете, и это нормально.

Помните: лучше признать то, чего вы не знаете, и задать вопросы своей команде. Это дает вам возможность связаться со своей командой на индивидуальном уровне, и это поможет вам понять внутреннюю работу различных типов проектов и их соответствующие бюджеты.В конце концов, выяснение шагов, предпринимаемых одним человеком для создания конечного результата, творит чудеса, помогая вам рассчитать истинную и точную оценку проекта.

‍

Шаг 2. Разберитесь, как работает процесс управления проектами в вашей компании.

После того, как вы хорошо поймете, кто что и как делает, вам нужно выяснить, как все движущиеся части вашего проекта сочетаются друг с другом — или могут ли подходят друг-другу.

Вы можете работать в компании, которая придерживается особых правил, таких как Agile, Waterfall и т. Д.В этом случае вам следует изучить этот процесс, знать все свои зависимости и работать со своими оценками. Если вы работаете в более либеральном к процессу месте и любите экспериментировать, поставьте перед собой задачу понять, как все делается и что может случиться с графиком вашего проекта, если вы измените положение вещей.

Например, если вы работаете в сфере управления строительными проектами, окажет ли большое влияние то, что вы планируете покрасить плинтусы перед укладкой ковра? Конечно, вы можете это сделать, но повлияет ли это на качество работы или время, необходимое для ее выполнения? (Я выполнил свою долю проектов по благоустройству дома и могу с уверенностью сказать, что ответ — «да».«Когда установщики ковров поцарапают эти недавно покрашенные плинтусы, ваш клиент не обрадуется, узнав, что их нужно перекрашивать.) . Вы можете использовать жесткую методологию, изложенную в книгах, чтобы начать разговор о том, как ваша команда использует метод. Однако важно поговорить со своей командой, задать вопросы о том, чего вы не знаете, и не стесняйтесь спрашивать, как, почему и когда что-то делается.Чем больше вы знаете, тем лучше вы можете выработать стратегию вместе со своей командой или своими клиентами, чтобы найти альтернативные способы заставить смету проекта работать и сэкономить усилия.

Также в связи с этим, всегда обязательно включайте свою команду в любые обсуждения, связанные с оценкой проектов и процессов. Оценивая проекты, говорите о процессе, который, по вашему мнению, может быть возложен на него. Это, безусловно, повлияет на то, как вы думаете об усилиях и масштабах. Вы никогда не захотите подписаться на проект, в который команда не вкладывается.

‍

Шаг 3. Расширьте свой набор навыков управления проектами

Подходите к своей работе так, как будто это непрерывное образование.Независимо от того, где вы работаете, все изменится.

Я работаю в веб-индустрии, но никогда не продавал себя веб-дизайнером или разработчиком. При этом я достаточно узнал о дизайне и коде за свою карьеру, чтобы сделать меня немного осведомленным. Я бы никогда не стал входить в проект и говорить: «Я лучший ресурс для разработки или кодирования этого», но я знаю достаточно о том, как все делается, чтобы задавать правильные вопросы и делать правильные предположения о том, как они должны или могут быть Выполнено.Это очень помогает при оценке масштабов и сроков проекта.

Я изучил множество веб-навыков в начале своей карьеры, и с тех пор мне приходилось оставаться в курсе отраслевых тенденций и серьезных изменений. Вдобавок к этому мне приходилось изучать совершенно новый набор людей, процессов и клиентов каждый раз, когда я начинал новую работу в новой компании. Карьера в управлении проектами означает, что вы всегда должны быть в курсе тенденций, изменений и результатов в своей отрасли. Это непросто, но оно того стоит, потому что это напрямую повлияет на ваш успех как руководителя проекта.

Итак, как вы можете оставаться в курсе событий и улучшить процесс оценки проекта?

Читайте соответствующие отраслевые публикации, веб-сайты и блоги. Посещайте тренинги и сетевые мероприятия. Растет количество местных встреч и конференций по управлению и оценке проектов.

‍

Шаг 4: Изучите историю своей команды, чтобы получить более точные оценки проекта

Без сомнения, исторические данные могут помочь вам в новых проектах; когда история задокументирована, вы можете анализировать информацию, чтобы помочь вам составить более точные оценки.Лучше всего начать с того, чтобы попросить вашу команду отслеживать свое время, затрачиваемое на выполнение задач, что позволит вам лучше понять общий уровень усилий по проекту. Дело не в том, чтобы щелкнуть кнутом или прикинуться старшим братом и повесить чье-то плечо — это честно о прилагаемых усилиях и в то же время прибыльности.

Само собой разумеется, что каждый проект — это уникальная снежинка! Руководители проектов сталкиваются с огромным разнообразием клиентов, коммуникаций, членов команды, технологий и многого другого.Увидев, сколько времени ваша команда потратила на определенную задачу или результат, вы сможете оценить аналогичную задачу в новом проекте.

Как руководители проектов мы склонны недооценивать, думая, что делаем одолжение нашим клиентам и нашей команде. Но это не так! Недооценка проекта оказывает всем медвежью услугу и вызывает стресс, когда предполагаемые бюджеты и сроки не выполняются. Проверьте отслеживаемое время и используйте его для создания реалистичной оценки проекта. По крайней мере, просмотрите историю своего проекта, чтобы убедиться, что вы обычно не недооцениваете проектные затраты или часы.

TeamGantt Совет: Ознакомьтесь с функцией базового плана проекта в TeamGantt, чтобы проверить свои фактические данные. Вы можете отметить свой первоначально запланированный график, сравнить его с вашей фактической работой по мере продвижения проекта и отметить, где могли возникнуть проблемы и как эти проблемы могли повлиять на ваш уровень усилий. Это поможет вам определить, стоило ли вам иначе оценивать проект, если вам пришлось делать это заново.

Шаг 5. Задайте больше правильных вопросов

Оцениваете ли вы проект на основе запроса предложений (RFP), обсуждения или краткого письменного сообщения, вам необходимо знать все возможные детали проекта перед вы можете дать реалистичную оценку.Это часто означает, что вам нужно задать больше вопросов.

Задавая вопросы, вы сможете составить смету проекта на основе того, что нужно вашим клиентам, а не того, что, по вашему мнению, им нужно. Вы можете использовать наше программное обеспечение для управления проектами, чтобы оценить ваш запрос предложения.

Вот некоторые вещи, о которых следует подумать при точной оценке времени и бюджета для проектов:

• Какова цель проекта?
• Как вы и ваш клиент будете определять успешность проекта?
• Какую отдачу вы и ваши клиенты получите от проекта?
• Кто будет участвовать со стороны клиента?
• Какой комплекс услуг требуется проекту?
• Каков бюджет вашего клиента по проекту?
• Используется ли технология? Если да, то какая это технология?
• Нанимает ли ваш клиент кого-нибудь, кто разбирается в этой теме?
• Каковы сроки реализации проекта и потребуются ли вашему клиенту ваши услуги после завершения вашей работы?

Этот список можно продолжать и продолжать в зависимости от уровня предоставленной информации.Будьте настойчивы и получите нужные ответы. И, если ваш клиент не склонен отвечать на все вопросы, воспринимайте это как знак. Если это слишком много, чтобы ответить на ряд вопросов, чтобы помочь вам составить хорошую оценку сейчас, будет ли это слишком много для них, чтобы быть хорошим партнером, когда проект находится в стадии реализации? Используйте свое суждение в этом отношении. Не каждая смета становится реальным проектом, поэтому не каждый запрос должен становиться реальной сметой.

Шаг 6. Применение структурной декомпозиции работ для оценки проекта

Если вы думаете о проекте, вы можете естественным образом разбить его на фазы, задачи и подзадачи.Если вы можете все это нанести на карту и применить оценку времени к каждому элементу, вы сможете создать надежную оценку проекта. Существует метод планирования и оценки проекта, называемый структурой декомпозиции работ (WBS), который упрощает задачу.

‍

‍

Что такое иерархическая структура работ (WBS)?

Структурная декомпозиция работ, являющаяся неотъемлемой частью классической методологии управления проектами и системного проектирования, представляет собой разбивку проекта на более мелкие компоненты, ориентированные на конечный результат.Структурная декомпозиция работ состоит из иерархии определенных элементов; элементом может быть продукт, данные, услуга или любая их комбинация. WBS также обеспечивает необходимую основу для детальной оценки стоимости проекта и руководство по разработке и контролю графика.

‍

Зачем использовать WBS для планирования и оценки?

Создание иерархической структуры работ для любого плана или набора задач поможет вам получить детальное представление о работе, которую необходимо выполнить для любого конкретного проекта.Ниже приведена очень простая WBS для очень распространенного результата — переезда в новый дом! Ознакомьтесь с задачами и всеми аспектами, связанными с событием, которые автор принял во внимание. Чего не хватает?

‍

‍

Если вы оцениваете свои проекты на основе единиц измерения — будь то недели, дни или часы — использование WBS поможет вам очень быстро понять, выйдет ли оценка вашего проекта за запланированный бюджет. Давайте продолжим этот пример оценки проекта и назначим расчетные часы для каждого шага.Просто помните, это может измениться, когда вы погрузитесь в реальную работу. (Эти оценки времени должны основываться на сочетании опыта и гипотез.)

Current House

Pack: 8,5 дней всего

* Сумма заданий включает упаковку предметов, упаковку в коробки, подготовку к грузам. Количество комнат и расчетное время:

• Кухня: 1 день
• Ванная комната: полдня
• Спальня 1: полдня
• Спальня 2: полдня
• Гостиная: 1 день
• Столовая: 1 день
• Подвал: 2 дня
• Гараж: 2 дня

Этот тип упражнений может быть чрезвычайно полезным в процессе продажи, когда клиент говорит вам, что у него есть X долларов, которые он может потратить.Основываясь на ваших оценках, вы можете легко сопоставить набор задач или результатов с чем-то, что работает как для суммы в долларах, так и для целей клиента. А если потенциальный клиент возвращается и говорит: «Ну, кажется, это немного больше, чем мы хотим потратить», вы можете опереться на структуру декомпозиции работ, чтобы договориться о снижении стоимости в зависимости от того, что входит в ваш объем работ.

Например, если бы мне пришлось сократить затраты / время на переезд в соответствии с моими часами, я, вероятно, мог бы убрать этап «очистки» из «перемещаемого» WBS (хотя я уверен, что кого-то это может не устраивать) .Таким образом используйте WBS в своих интересах, и вы не только создадите смету проекта, которая соответствует конкретному бюджету, но и разработаете надежный набор требований к проекту.

Использование этих методов оценки проекта в качестве основы для вашего проекта поможет вам сделать следующий шаг: превратить его в план проекта. Подробнее о планировании проекта мы поговорим в следующей главе.

‍

Шаг 7. Оцените проекты с помощью TeamGantt

Еще один простой способ оценить проект и распределить ресурсы — использовать один из ваших любимых инструментов планирования проекта.TeamGantt упрощает настройку и оценку потенциального проекта. Фактически, это дает вам более формализованный способ составления иерархической структуры вашей работы и назначения задач и сроков вашей команде. Вы можете создать эти ориентировочные сроки проекта на основе усилий и назначить ресурсы (или людей) в онлайн-диаграмме Ганта. Оттуда вы можете запланировать людей для другой работы над проектом.

‍

Создайте свой первый план проекта с TeamGantt.

‍

Шаг 8: Начните планирование и оценку вашего проекта

Готовы ли вы покопаться и оценить собственный проект? Попробуйте выполнить пробный запуск: составьте собственный проект и перечислите все шаги, которые необходимо выполнить для его завершения.Запустите его одним из членов вашей команды и посмотрите, что они думают. Вы что-нибудь пропустили? Вы недооценили часы? Выполнение пробного запуска поможет вам подготовиться к первой реальной оценке или отточить свои навыки для следующей.

Вы обнаружите, что не существует правильного или неправильного способа создания сметы проекта. Ваше собственное темное искусство оценки проектов будет включать в себя сочетание знаний о проектах, исторического обзора, исследования клиентов и тонны интуитивного чутья.

‍

Планируйте свой проект за минуты

Узнайте, насколько простым может быть планирование и оценка проекта с помощью TeamGantt.Создайте свою первую диаграмму Ганта бесплатно!

‍

Как сделать точную оценку рабочего времени — Блог Clockify

Точные оценки времени помогают вам планировать и анализировать свою работу — в результате вы правильно распоряжаетесь своим временем и поручениями.

Но относительно легко ошибиться в расчетном времени, необходимом для завершения проекта — в основном потому, что люди, как известно, плохо угадывают время, необходимое им для завершения чего-либо: либо из-за оптимизма они завершат работу быстрее, либо из-за желания уделять себе больше времени, чем им действительно нужно:

• Вы можете оценить меньше времени и в конце ускорить проект — вместо того, чтобы тратить несколько дополнительных часов на исправления и необходимые настройки.
• Вы можете оценить больше времени , закончить раньше и потратить оставшиеся часы до крайнего срока на откладывание — вместо того, чтобы выделять это дополнительное время другому проекту.

В любом случае неправильная оценка времени нарушит ваш график и поставит под угрозу качество ваших усилий — в результате это может отвратить клиента, с которым вы работаете, от постоянных клиентов. Некоторые клиенты могут даже отметить результат вашего проекта как провал, если вы нарушите предполагаемый срок, что показывает, насколько важна установка точных оценок времени для развития успешного бизнеса.

Итак, чтобы помочь вам стать экспертом в оценке времени, вот несколько эффективных формул, советов и приемов оценки:

Составьте список задач, которые необходимо выполнить

Вы не можете далеко уйти, не зная, что вам нужно сделать, чтобы этого добиться, поэтому, прежде чем оценивать время, убедитесь, что вы составили список задач, которые необходимо выполнить в течение определенного периода времени.

Лучше всего составить простой список, в котором вы будете излагать свои дела и задания на день:

☐ Позвоните Генри Б.

☐ Встреча с маркетологами

☐ Написать проектное предложение

☐ Написать Элинор о вечеринке Бекки

☐ Посетите деловой бранч с клиентами

☐ Встреча с Люком С.

☐ Заполните табель учета рабочего времени

После того, как вы таким образом составите свои поручения и задания, вам будет проще оценить время, необходимое для их выполнения.

☑ Позвоните Генри Б. — 10 минут

☑ Встреча с маркетологами — 25 минут

☑ Напишите проектное предложение — 4,5 часа

☑ Написать Элинор о вечеринке Бекки — 10 минут

☑ Посетить бизнес-бранч с клиентами — 1,5 часа

☑ Встреча с Люком С. — 25 минут

☑ Заполните табель учета рабочего времени — 5 минут

В конце концов, вы можете легко рассчитать общее расчетное время в течение дня, сложив эти расчетные часы (например,грамм. 7 часов 15 минут).

Приложите дополнительные усилия к оценке времени для ваших приоритетов

Еще одним важным аспектом правильной оценки времени являются ваши приоритеты — по практическому правилу вы всегда должны уделять большую часть своего времени приоритетным поручениям и заданиям. И чтобы получить , что правильно и свести к минимуму потери времени, вам придется приложить дополнительные усилия для определения этих оценок времени.

Ваши приоритеты — это ваши самых важных и самых срочных задач — задачи, у которых есть определенный срок, который вам нужно выполнить, или задачи, которые имеют решающее значение для цели, которую вы хотите выполнить в течение дня.

Например, вам нужно написать проектное предложение на завтра объемом ~ 1000 слов — ваша способность оценить время для этой задачи может повлиять на то, сумеете вы ее выполнить или нет.

Первое, что вам нужно сделать, это составить схему вашего предложения и определить подзаголовки — они могут служить отдельными задачами, для которых вы затем должны установить отдельные оценки времени:

• Оцените количество слов, которые вы напишете для каждого подзаголовка:

(эл.грамм. «Обзор — 100-150 слов», «Цели — 200-300 слов» и др.)

• Оцените время, необходимое вам для написания и редактирования каждого подзаголовка, в зависимости от количества слов:

(например, «100–150 слов — 30 минут», «200–300 слов — 1 час» и т. Д.)

• После того, как вы оцените время для подзаголовков, сложите эти числа — это ваше общее расчетное время для приоритетной задачи.

И еще одно примечание: если вы оцениваете самых длинных времени на выполнение вашей приоритетной задачи, вы, по сути, сигнализируете себе, что вам следует сосредоточить всю свою энергию на этой задаче.

Используйте формулу оценки времени

При поиске шаблонного подхода к , определяющему количество дней, которые вам понадобятся для завершения проекта , вам не нужно искать дальше, чем формула оценки времени , основанная на методике оценки и анализа программы (также известный как PERT).

PERT — это метод расчета времени проекта — он включает в себя формулу оценки времени, которая учитывает ваши:

• Оптимистическая оценка времени (A)
• Оценка наиболее вероятного времени (B)
• Пессимистическая оценка времени (C)

Оптимистическая оценка времени (A)

Это минимально возможное количество времени, которое, по вашему мнению, у вас уйдет на завершение какого-либо типа проекта — оно также известно как наилучшая оценка и подразумевает плавное продвижение на протяжении всего проекта.

Оптимистическая оценка времени применима, когда все идет идеально:

• Все в вашей команде заканчивают работу вовремя
• Нет необходимости в доработке
• С бюджетом проблем нет
• Нет проблем с материалами и оборудованием

Например, прошлый опыт научил вас, что оптимистическая оценка времени для типа проекта в вашей команде составляет 225 дней, что означает, что A = 225 .

Наиболее вероятная оценка времени (B)

Это реалистичное количество времени, которое, по вашему мнению, у вас уйдет на завершение какого-либо проекта. Оно также известно как наиболее вероятная оценка и подразумевает средний рейс на протяжении всего проекта.

Наиболее вероятная оценка времени применима, когда все о том, как продвигается ваш проект, является средним:

• В целом все идет по плану
• Большинство людей заканчивают работу вовремя
• Требуется в среднем количество исправлений

Например, прошлый опыт научил вас, что наиболее вероятная оценка времени для определенного типа проекта в вашей команде составляет 360 дней, что означает, что B = 360 .

Пессимистическая оценка времени (C)

Это максимально возможное количество времени, которое, по вашему мнению, у вас уйдет на завершение какого-либо типа проекта — оно также известно как оценка наихудшего случая и подразумевает айсберги повсюду на протяжении всего проекта.

Пессимистическая оценка времени применяется, когда вы сталкиваетесь с несколькими проблемами до окончательного завершения проекта:

• У большинства членов вашей команды есть проблемы с завершением работы до крайнего срока
• Перед отправкой проекта на окончательную проверку необходимо внести множество изменений.
• Серьезные проблемы с вашими материалами и оборудованием
• Основные проблемы с вашим бюджетом

Например, прошлый опыт научил вас, что пессимистическая оценка времени для типа проекта в вашей команде составляет 375 дней, что означает, что C = 375 .

Фактический расчет

Формула оценки времени учитывает, что все эти типы оценок одинаково возможны, а сама формула (E) выглядит следующим образом:

E = (A + 4B + C) / 6

Если мы возьмем перечисленные оптимистические (A = 225), наиболее вероятные (B = 360) и пессимистические оценки времени (C = 375), то вот как складываются числа:

E = (225 + 4 * 360 + 375) / 6

E = 340

Итак, вы, скорее всего, завершите указанный проект в течение 340 дней.Но если возникнут сложности, вам придется расширить свои вычисления — здесь вступает в силу стандартное отклонение , .

Формула стандартного отклонения ( SD = (C-A) / 6 ) учитывает только оптимистические и пессимистические оценки времени и сообщает вам, насколько точна ваша оценка общего времени на самом деле :

SD = (375-225) / 6

SD = (150) / 6

SD = 25

Если стандартное отклонение составляет 25 дней, это означает, что проект может занять от 25 дней на больше, чем на , чем указано в формуле оценки времени, и на 25 дней на меньше — так что, в конце концов, этот тип проекта может возьмите где-нибудь между 315 и 365 днями .

Используйте калькулятор продолжительности проекта

Калькулятор продолжительности проекта основан на ранее упомянутых формулах оценки времени и стандартного отклонения.

У вас по-прежнему будет приблизительное приблизительное количество дней, необходимое для завершения проекта, но вы получите его быстрее, потому что расчет будет производиться автоматически.

Вот как вы можете создать простой калькулятор продолжительности проекта в Excel, используя формулу оценки времени ( E = (A + 4B + C) / 6 ) и формулу стандартного отклонения ( SD = (CA) / 6 ):

1. В ячейке « Формула оценки времени » напишите: = ROUNDUP ((C4 + C5 * 4 + C6) / 6)
2. Для ячейки « Стандартное отклонение » напишите: = ОКРУГЛ ВВЕРХ ((C6-C4) / 6)
3. В ячейке « Самая короткая предполагаемая продолжительность проекта » напишите: = ОКРУГЛ ВВЕРХ (C8-C9)
4. В ячейке « Самая длинная предполагаемая продолжительность проекта » напишите: = ОКРУГЛ ВВЕРХ (C8 + C9)

После ввода данных в ячейки « Оптимистическая оценка времени », « Наиболее вероятная оценка времени » и « Пессимистическая оценка времени », данные, показывающие расчетное время, стандартное отклонение и кратчайшие и Самая большая предполагаемая продолжительность будет рассчитана автоматически.

Использование функции ROUNDUP необязательно, но настоятельно рекомендуется, поскольку вы округлите расчетное количество дней до целого числа.

Чтобы использовать одни и те же формулы для нескольких проектов, просто удерживайте и перетащите курсор на край ячеек, содержащих формулы:

Итак, если вы введете «145», «234», «345», вы получите, что ваше расчетное время для завершения проекта составляет 238 дней со стандартным отклонением в 34 дня — это означает, что вы, вероятно, займет от 204 и 272 дня на завершение этого типа проекта.

Подсказка Clockify
Ищете простой способ подсчитать рабочее время в Excel? Тогда ознакомьтесь с нашим руководством о том, как создавать функциональные табели учета рабочего времени в Excel.

Отслеживайте свое время

Калькулятор продолжительности проекта подскажет, сколько дней вам понадобится, чтобы завершить проект, что полезно для того, чтобы дать приблизительную оценку клиенту.

Но вам также понадобится более точная оценка, чтобы спланировать и детально проанализировать свою работу, а также создать функциональный график, которому нужно следовать при работе над указанным проектом — здесь учет времени становится решающим.

Счетчик времени превращает оценку времени в точную науку — он сообщает вам, сколько времени вы в целом потратили на предыдущие проекты, в часах, минутах и ​​секундах, и позволяет определить задачи, на которые у вас ушло больше всего времени. Он также сообщает вам, на какой тип работы вы потратили большую часть своего времени — например, на «внешние» или «внутренние» задачи.

Сохраняя такие записи учета времени, вы сможете делать оценки времени для определенного типа проекта, основанные на вашем полностью поддающемся проверке прошлом опыте с того же типа проекта .

Чтобы собрать данные об учете времени, запускайте таймер каждый раз, когда вы начинаете работу над задачей, и свяжите его с нужным проектом — как только вы закончите работу над этой задачей, остановите таймер. Таким образом вы прибавите это время к общему времени на этот проект.

К концу проекта у вас будет точное время, которое вы потратили на него сейчас, и, вероятно, вы потратите на проекты того же типа в будущем — так что вы сможете дать точную оценку. вашему клиенту.

Кроме того, вы сможете различать оплачиваемое и не оплачиваемое время, а также понимать, сколько денег вы заработали, работая над проектом.

Вы даже можете превратить часы в дни и посмотреть, насколько точен калькулятор продолжительности вашего проекта — например, если вы потратили 283:39 часов на проект, это означает, что вы потратили 8 часов на работу над этим проектом в течение 35,5 дней. день.

Но это не единственный способ управлять оценками времени и определять их в системе отслеживания времени.

Clockify также предлагает систему оценки, в которой вы сможете определять оценки для задач и проекта в целом, прежде чем сравнивать результаты отслеживания в реальном времени с этими оценками.

Итак, как только вы начнете отслеживать время, вы сможете сравнивать свой прогресс в реальном времени со своими оценками во время работы. Вы также всегда сможете увидеть процент выполненных работ по сравнению с вашими оценками.

Таким образом, вы не только сможете увидеть, что ваши исходные оценки времени были неверными, но и к , вы также сможете увидеть, сколько .

Посчитайте время, которое вы потратите зря

При оценке времени легко упустить из виду время, которое вы неизбежно потратите на официальную работу над указанным проектом, поэтому не забывайте учитывать перерывы, отвлекающие факторы и праздную прокрастинацию.

Сначала перечислите занятия, которые вы, вероятно, тратите каждый день на работу, а затем назначьте их с оценкой времени:

☐ Выходить покурить каждые 2 часа — 25 минут

☐ Сходить в ближайшую пекарню за булочками на полдник — 15 минут

☐ Готовлю чашку кофе каждые 3 часа — 15 минут

☐ Общение с коллегами — 45 минут

Вы даже можете добавить время, которое вы тратите на встречи и сортировку почтового ящика, к этому потраченному впустую времени — в конце концов, эти действия не способствуют завершению проекта, а только отвлекают вас от настоящих приоритетов:

☐ Встречи — 1 час 20 минут

☐ Управление почтовыми ящиками — 1 час

Вы можете мысленно оценить время для этих действий, или вы можете проводить еженедельный эксперимент и отслеживать точное время, которое вам требуется, чтобы завершить эти действия в день — например, если вы отслеживаете, что встречи занимают у вас:

• 40 минут в понедельник
• 45 минут вторник
• 30 минут в среду
• 45 минут в четверг
• 40 минут в пятницу

Вы можете выделить 40 минут в качестве среднего времени для встречи в будущих оценках:

(40 + 45 + 30 + 45 + 40) / 5 = 40

В конце концов, чтобы получить общее количество потраченного впустую времени за день, просто сложите числа — например, все перечисленные потери времени, от перерывов на кофе до встреч, составляют в сумме 4 часа.

Итак, если вы работаете 8 часов в день и теряете 4 часа, вы, по сути, тратите только около 4 часа , сосредоточенных на проекте. Это время в день, которое переводит 283:39 часов, которые вы ранее отслеживали для работы, в 71 день для оценки времени , вместо 35,5, которые вы бы потратили, если бы вы потратили оставшиеся 4 часа на лучше использовать.

Записаться на дополнительное время, на всякий случай

Данные, которые вы получаете из своего счетчика времени, показывают точное время, которое вы потратили на аналогичные проекты раньше, и сколько вы, вероятно, потратите на это в следующий раз.

Итак, в 9 из 10 случаев, если вы потратили 71 день на проект (283: 39 часов по 4 часа в день), вы, вероятно, в следующий раз потратите на него примерно такое же количество времени.

Но на всякий случай выделите этому проекту дополнительное время, на случай непредвиденных проблем и недочетов, которые обычно возникают у 10% таких проектов. Вы никогда не знаете, когда этот процент может увеличиться, и когда вам понадобятся дополнительные дни и часы, чтобы довести проект до полного удовлетворения вашего клиента.

Заключение

В конце концов, сделать точную оценку времени не так уж и сложно — вам просто нужно:

• Разбейте вашу работу на ежедневные задачи и сделайте оценки для этих отдельных задач
• Приложите дополнительную энергию и концентрацию, чтобы правильно оценить время для приоритетных задач
• Отслеживайте время, которое вы тратите на проекты и задачи
• Учитывайте время, которое вы тратите каждый день
• Учет дополнительного времени, которое может понадобиться для завершения проекта

Для особого чутья вы даже можете использовать формулу оценки времени PERT и полагаться на простой калькулятор продолжительности проекта, который вы сами сделаете для расчета ежедневных оценок.Следуя этим советам, вы сделаете точные оценки времени, упростите планирование расписания и убедитесь, что ваши клиенты воспринимают вас как надежных профессионалов, которые держат свое слово.

Как точно оценить время проекта / задачи — Блог

Закон Хофштадтера: это всегда занимает больше времени, чем вы ожидаете, даже если принять во внимание закон Хофштадтера. — Дуглас Хофштадтер,

Большинство людей не знают, как правильно оценить время, необходимое для выполнения задач.

Ох, как они нервничают …

Сроки подкрадываются незаметно, и на всякий случай перестраховывают себя более чем на 500%. Но все равно мало .

Мы слышим бормотание вместо того, чтобы называть конкретные числа, — обычная проблема разработчиков. А менеджеры пытаются навязывать «заведомо завышенные сроки», чтобы пообещать клиентам что-то более приемлемое — обычная болезнь менеджмента.

Лично я уверен, что почти все из вас, я ненавижу вопросы типа «Когда он будет готов?» , но они важны в любое время в проекте, который считается контролируемым.А чтобы реально оценить время на выполнение определенных видов работ, вам необходимо провести некоторые приготовления.

Шаг 1. Понять требования клиентов

Если вы не знаете, куда идет корабль, как узнать, сколько времени занимает путешествие?

Начните с определения всей работы, которую необходимо выполнить в рамках проекта. Это включает, например, функциональные и нефункциональные требования. Следует отметить, что иногда это сложно сделать сразу, и, возможно, процесс нужно выполнять итеративно.В рамках этого убедитесь, что у вас есть время для встреч, отчетов, общения, тестирования и других действий, которые имеют решающее значение для успеха проекта.

Шаг 2. Закажите эти действия

Теперь перечислите все действия, которые вы определили, в том порядке, в котором они должны выполняться.

На этом этапе вам не нужно добавлять, сколько времени, по вашему мнению, займет выполнение действий. Однако вы можете отметить все важные вехи. Например, вы можете захотеть получить документацию по другому компоненту системы до начала интеграции.

Этап 3. Управление рисками. Этап

На начальном этапе проекта необходимо провести мозговой штурм для определения риска. Предположение, что у вашего проекта нет рисков, неверно — каждый проект имеет риски . И если вы их не видите, вы смотрите не в том направлении.

Если риски не идентифицированы и не измерены, это означает, что вы больше не контролируете проект и время, необходимое для его завершения. Вы полагаетесь на удачу — эти риски, о которых вы не задумывались, могут материализоваться и увеличить время, необходимое для завершения проекта, или испортить проект.

Перечислите все потенциальные риски, допущения, исключения и ограничения.

Шаг 4. Сделайте смету

Теперь начинается фактический этап оценки. Есть несколько методов оценки времени:

Экспертное заключение

По сути, это процесс оценки, в котором участвуют эксперты. Это может быть один гуру или группа из нескольких предметных экспертов.

Эксперты выносят суждения о сроках. Затем все оценки можно усреднить, и в ходе обсуждения вы можете попытаться прийти к общему согласию.Вовлечение экспертов в обсуждение вариантов, конечно, более эффективно и позволит сделать более точную, аргументированную и проверенную оценку.

Трехточечная оценка

Один из самых распространенных и простых способов. Этот метод сначала определяет оптимистические (O = оптимистические), пессимистические (P = пессимистические) и реалистичные / средние (M = наиболее вероятные) оценки.

Значения P, M и O (в часах, днях, $) определяются путем мозгового штурма с командой проекта.Задаются такие вопросы: «Сколько времени займет проект, если все пойдет хорошо, не будет рисков и проблем?», «Какой может быть самый негативный сценарий и сколько времени / усилий потребуется?» и т.д. Затем полученные значения P, M и O подставляются в формулу: (O + 4 M + P) / 6.

Результат расчета дает близкую реалистичную оценку. Эта формула позволяет, с одной стороны, учесть возможные позитивные и негативные сценарии, а с другой — «сгладить» их влияние и получить более реалистичное значение оценки.

Стоимость качества

Довольно интересная техника. Оценки делаются только для развития функциональности, без учета ошибок и проблем, как если бы мы сразу реализовали идеальное программное обеспечение без дефектов (я никогда не видел такого единорога). А затем мы подсчитываем, сколько дополнительного времени и бюджета потребуется на устранение ошибок и проблем, чтобы приблизить программное обеспечение к этому «идеальному» состоянию.

При оценке стоимости обеспечения качества программного обеспечения вы можете проанализировать и рассмотреть следующие области:

• Затраты на профилактику дефектов;
• Стоимость QA;
• Исправление внутренних ошибок;
• Исправить возможные проблемы с производительностью;
• Исправить проблемы с внешней интеграцией;
• Стоимость установки и настройки программного обеспечения с учетом реальной среды.

Аналогичная оценка

Здесь мы полагаемся на прошлый опыт в решении таких проблем или проектов. Основным шагом здесь будет поиск аналогий и определение похожих задач, которые команда уже выполнила.

При таком подходе необходимо разложить проект на задачи, которые уже известны команде и были решены в прошлом (или привели к аналогичным задачам), и неизвестные задачи, которые можно оценить по-другому.

Например, если несколько месяцев назад разработка веб-сайта стоила 8000, и вам нужно было разработать новый аналогичный веб-сайт, по вашей оценке, это будет стоить ~ 8000.

Оценка снизу вверх

Метод аналогичен Экспертной оценке, только в этом случае оценка производится не для проекта в целом, а отдельно для его частей. Это своеобразная декомпозиция проекта на разные этапы. Мы собираем экспертные заключения, например, от специалистов по анализу, разработке, тестированию, поддержке программного обеспечения. Мы суммируем их оценки вместе, добавляем к ним время, потраченное на взаимодействие, и формулируем общую оценку.

Другими словами, мы составляем оценку по частям, зная, сколько времени требуется каждому из участников процесса разработки программного обеспечения, и принимая во внимание дополнительные затраты на коммуникацию и риски.

Параметрическая модель

Суть этого метода заключается в построении определенной параметризованной модели прогноза на основе прошлого опыта, имеющихся данных и показателей, а также статистики. Это что-то среднее между оценкой по трем точкам, оценкой снизу вверх и оценкой по аналогии.

Мы строим специальную математическую модель, которая позволяет отслеживать, как меняется итоговая оценка в зависимости от исходных параметров. Эту зависимость можно даже визуализировать. Это помогает проанализировать пределы отклонения оценки от среднего и увидеть, что может на это повлиять. Например, если на прошлой неделе мне потребовалось два часа, чтобы выполнить две задачи, а на этой неделе у меня есть четыре задачи, я предполагаю, что это займет восемь часов, при условии, что задачи более или менее одинаковы.

Это один из наиболее точных и гибких методов оценки, поскольку он основан на исторических данных и отраслевых стандартах.

Заключение

Не всегда возможно правильно интерпретировать требования заказчика, и всегда следует ожидать, что заказчик предложит что-то новое или изменит что-то, что существует в спецификациях. Когда кто-то не желает или не может понять требования или разложить проект на части, он всегда слышит разные оценки, кратные либо пи (3,14 …), либо е (2,71 …). Различия в множителях могут быть большими, ведущими к непониманию времени завершения.Но это проблема невнимательного отношения к деталям или нежелания разбираться в проекте.

Понятно, что оценка требует ресурсов, иногда значительных, но чем больше внимания уделяется деталям, тем точнее будет прогноз времени завершения, особенно если у нас есть команда, которая уже разработала и реализовала аналогичные проекты.

Нам нужно научить людей делать оценки, особенно в сфере ИТ. Это важно для успеха проекта, для успеха людей, вовлеченных в проект, для успеха конечного продукта и, конечно, для удовлетворения клиента.К сожалению, научить кого-то обращать внимание на детали сложно и требует много времени.

Рекомендуемые книги

Повышение точности быстрой оценки — Emergn

Разве мы не расстраиваемся, когда наши гибкие оценки или предположения о сроках или затратах оказываются отличными от того, что происходит на самом деле? Так как же повысить точность наших оценок?

Зачем нужны оценки?

Это золотой вопрос — задавайте себе его всякий раз, когда делаете оценку.Это бережливый принцип для удаления отходов (то есть деятельности, не добавляющей ценности). Если оценочная информация, которую вы производите, не является жизненно важной для принятия решения, хорошенько подумайте, нужна ли она вам. Некоторые из команд, с которыми я работал, прекратили некоторые виды оценок, поскольку эти оценки не меняли решения.

Почему неточные оценки?

Оценки неточны из-за недостатка информации. Мы никогда раньше не создавали эту особенность.Мы точно не знаем, что нам нужно делать. По мере того, как мы продолжаем работать с этой функцией, мы получаем больше информации, и наша неуверенность в том, сколько работы требуется, уменьшается. Это приводит к идее конуса неопределенности , показанного ниже, который предполагает, что неопределенность уменьшается (и, следовательно, точность оценки увеличивается) на протяжении всего срока службы функции.

Что помогает повысить точность оценки?

1. Разбивка на части

Если вы делаете только одно дело, разбейте работу на более мелкие части (это основной принцип Lean-Agile!). Гораздо легче оценить меньшие действия, чем более крупные.Если просто разбить большие рабочие элементы на более мелкие, точность оценки повысится.

2. Увеличьте скорость, с которой оценщик получает опыт

Способность к оценке возникает на основе изучения прошлого опыта оценки. Так что наберитесь опыта! Чтобы повысить скорость обучения, нужно сократить время цикла, то есть время, необходимое для производства чего-либо. Уменьшение времени цикла вдвое увеличивает скорость обучения! Конечно, полученный опыт нужно эффективно фиксировать (ретроспективы, низкая текучесть кадров и т. Д.).).

3. Убедитесь, что оценщики — это люди, которые выполняют работу

Кажется простым, но во многих случаях люди, выполняющие оценку, далеки от реальной работы (или, иногда, оценки корректируются людьми, далекими от работы!)

4. Уменьшить зависимости

Обычно, если задача требует 90% одного человека и 10% другого, 10% человек будет узким местом, потому что его внимание не сосредоточено на задаче. Это означает, что ему / ей трудно быть доступным именно тогда, когда это необходимо.Устранение этой зависимости уменьшит разброс сроков. В этом помогают специализированные группы.

5. Получить несколько входов

Agile-команды часто используют покер планирования, чтобы задействовать умственные способности всей команды и улучшить оценку — маловероятно, что один человек владеет всей достоверной информацией. Это весело и легко попробовать.

6. Согласитесь, какую оценку мы хотим получить

Многие временные оценки представляют собой просто самое раннее возможное время, для которого вероятность доставки не равна нулю.Вы хотели указать наиболее вероятную дату (вероятность опоздания 50%, вероятность опоздания 50%) или дату, к которой почти наверняка будет доставлена ​​доставка? Убедитесь, что все согласны, о какой оценке идет речь.

7. Разберитесь в политике

Есть также все виды человеческой динамики, которые могут исказить вашу оценку. Например:

• Если есть «наказания» за ошибку, люди, как правило, добавляют буферы к своим оценкам.
• Если люди считают, что неопределенность, связанная с оценкой, не будет четко передана (например, высшему руководству), они, как правило, добавляют буферы. Решением этой проблемы, которое используют многие гибкие команды, когда они делают предварительную оценку, является использование размеров «футболки», при котором оценка классифицируется как маленькая, средняя, ​​большая или очень большая. Такие предположения дают понять, что они не очень точны.
• Если цель уже объявлена ​​(«мы хотим, чтобы это было меньше 100 тысяч долларов» или «мы хотим завершить это к июню»), то люди, как правило, привязаны к этому и не хотят говорить, что это невозможно.Всем нам нравится радовать наших заинтересованных лиц.
• Многие интересные исследования показывают, что у людей есть естественная подсознательная склонность к чрезмерной уверенности в своих оценочных способностях. Если у оценщиков мало данных о прошлой производительности, чтобы исправить это, то, скорее всего, они недооценивают задачи.

Установка ожиданий по точности оценки

Заманчиво поставить перед командой цель повысить точность гибкой оценки. Риск, связанный с этим (который я видел в некоторых командах), заключается в том, что самый быстрый и простой способ повысить точность оценки — это либо добавить необъявленные буферы, либо потратить больше времени и ресурсов перед выполнением оценки.Последнее эффективно перемещает создание оценки на более поздние этапы жизненного цикла, что разрушает цель оценки (которая заключается в принятии решений на ранних этапах жизненного цикла).

Лучшим способом повышения точности оценки является постановка целей группы на , сокращение времени цикла, и , уменьшение размера элементов , протекающих по конвейеру (в соответствии с первыми двумя пунктами выше). Сосредоточившись на этих общих методах Lean-Agile, мы также улучшаем оценку точности!